Wann lohnt sich ein Family Office? Unser Ratgeber für die Verwaltung großer Vermögen

Die Verwaltung von größeren Vermögen ist ein komplexes Aufgabenfeld. Ein Family Office kann vermögende Einzelpersonen oder Familien unterstützen und für den Schutz und die Erweiterung des Kapitals sorgen. 

Doch für diese Dienste fallen erhebliche Kosten an, sodass sich die Einrichtung erst ab einem gewissen Betrag lohnt. Wie hoch diese Summe sein sollte, welche Vorzüge ein Family Office bietet und wann eine reguläre Vermögensverwaltung besser geeignet ist, haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst. 

Was ist ein Family Office?

Ein größeres Vermögen benötigt Schutz vor Inflation und äußerem Zugriff. Zudem soll sich das Kapital langfristig vermehren, dabei jedoch keinen zu großen Risiken ausgesetzt sein, um die Schutzziele nicht zu konterkarieren.

Die Lösung kann unterschiedliche Formen annehmen: Eine vermögende Person/Familie kann zum Beispiel eine Establish a foundation oder eine Vermögensverwaltung beauftragen. In einigen Fällen ist es jedoch sinnvoll, für diese Aufgaben ein eigenes Unternehmen zu gründen und Mitarbeiter einzustellen. Man fasst solche Firmen unter der Bezeichnung Family Office zusammen. 

Die Angestellten übernehmen dabei verschiedene Aufgaben. Der Vermögenserhalt durch Investments oder Trading steht an vorderster Stelle. Aber auch Sekretariatstätigkeiten wie Buchhaltung, Controlling, Reiseplanung, Poststelle, Öffentlichkeitsarbeit und mehr können hinzukommen. 

Besonders vorteilhaft ist dabei die Tatsache, dass das Family Office direkt für die vermögende Person oder Familie tätig ist. Somit sind keine Interessenskonflikte, Unklarheiten bei der Weisungsbefugnis oder ähnliche Probleme möglich. Außerdem fallen keine Gebühren oder Provisionen an, wie dies bei einem externen Dienstleister der Fall wäre. 

Im Gegenzug muss der Betreiber jedoch die Personalkosten, Mietkosten für Büroflächen und ähnliches tragen. Fremdkosten, zum Beispiel für Finanzdienstleister, fallen ebenfalls an. Da hierbei naturgemäß oft große Summen zum Einsatz kommen, können zum Beispiel die Gebühren für einen Broker schnell astronomische Höhen erreichen. 

• Mitarbeiter betreuen das Vermögen und Investments
• Weitere Sekretariatsaufgaben möglich
• Mitarbeiter sind (meist) direkt und ausschließlich für die vermögende Person tätig
• Hohe Kosten -> Lohnt sich erst ab einem großen Vermögen

Die Zusammenarbeit mit einer Hausbank wäre zu diesem Zwecke kaum zu finanzieren, da diese stattliche, prozentuale Gebühren erheben. Hochkarätige Onlinebroker haben jedoch in den letzten Jahren für frischen Wind gesorgt und helfen dabei, die Ausgaben für ein Family Office zu reduzieren. 

Sinnvoller Mindestbetrag

Eine zentrale Frage, die sich im Zusammenhang mit Family Offices immer wieder stellt, ist der Mindestbetrag. Ab welcher Summe lohnt sich eine solche Einrichtung? Die Antwort hängt von zahlreichen Parametern ab! 

Zunächst einmal lässt sich klar festhalten, dass ein FO erhebliche Kosten verursacht. Besonders die Personalkosten stechen dabei hervor: um die professionelle Verwaltung, Sicherung und das Wachstum Ihres Vermögens sicherzustellen, sind studierte Asset Manager oder Investmentbanker oft die erste Wahl. Sie erwarten im Gegenzug jedoch auch entsprechendes Gehalt! 

Zahlreiche weitere Kostenpunkte kommen hinzu. Ab wann sich diese Ausgaben lohnen, hängt maßgeblich vom Preis der Alternative ab: Eine externe Vermögensverwaltung erhebt in der Regel eine prozentuale Provision. Liegt diese aufgrund der Kapitalmenge höher, kann die Einrichtung eines Offices finanziell sinnvoll sein.

Oft wird dazu ein Mindestbetrag von 100 bis 250 Millionen Euro für ein Single FO genannt. Betreut ein Familienbüro mehrere Personen/Familien, lässt sich dies auch schon mit deutlich weniger Kapital finanzieren: 15 Millionen Euro werden von den Dienstleistern oft als Minimum angesetzt. 

Wie viel Geld wirklich notwendig ist, hängt auch stark von den Bedürfnissen und Zielen der Person/Familie ab. Ein mehrköpfiges Team, das sich um verschiedene Aufgaben kümmert, ist selbstverständlich deutlich teurer als eine “Minimalbesetzung”, die zum Beispiel ausschließlich den Vermögensschutz übernimmt. 

Denn das Personal macht in der Praxis durchschnittlich 60 Prozent der Gesamtkosten aus. Für ein solches Office mit umfangreichem “Vollservice” werden gemeinhin jährliche Kosten von rund einer Million Euro angesetzt.  

Ein weiterer, wichtiger Aspekt ist die Rendite. Je nachdem, wie das Kapital eingesetzt wird, sind hohe prozentuale Zugewinne möglich. Diese können ein Family Office problemlos finanzieren. Wird hingegen mit geringer Rendite investiert (zum Beispiel, weil persönliche und soziale Ziele im Vordergrund stehen), fällt der regelmäßige Zufluss geringer aus. In diesem Fall wäre eine größere Geldmenge nötig, um für einen Ausgleich zu sorgen. 

Insgesamt lässt sich daher kein allgemeingültiger Betrag nennen, ab dem sich ein Familienbüro lohnt. Die Entscheidung ist stets vom Einzelfall abhängig. Insbesondere die eigenen Wünsche und Bedürfnisse sind von zentraler Bedeutung. In vielen Fällen kann es außerdem zielführender sein, stattdessen eine Establish a foundation. 

Ob sich ein Family Office lohnt, sollte daher mit einem Steuerexperten besprochen werden. Zudem stehen externe Dienstleister zur Verfügung, die Sie hierzu beraten und die Einrichtung übernehmen oder unterstützen können. 

Die wichtigsten Formen

Ein Familiy Office gilt generell als ein herausragender Luxus für besonders vermögende Menschen. Es gibt jedoch verschiedene Varianten und Abstufungen, die ein FO auch bei weniger umfangreichem Kapitalbestand möglich machen: 

Single-Family

A Single-Family-Office (SFO) ist die kostspieligste und aufwendigste Variante. Das gesamte Büro ist ausschließlich für eine einzelne Person oder Familie tätig. Die umfangreichen Dienstleistungen sind für andere Nutzer nicht zugänglich, sodass auch keine Interessenskonflikte entstehen können.  

Das Beschäftigen mehrerer Mitarbeiter aus hoch bezahlten Professionen sowie die Kosten für Verwaltung, Fremdkosten, Büroflächen etc. summieren sich hier schnell zu gewaltigen Beträgen: Als Richtwert für ein SFO wird in Deutschland meist ein Mindestvermögen von 250 Millionen Euro empfohlen, in der Schweiz etwa rät man zu 500 Millionen Franken. 

Im Gegenzug erhalten die Betreiber eine Institution, die sie nach ihren Wünschen und Bedürfnissen ausrichten können. Auch absolute Diskretion ist bei dieser Form gewährleistet. Da Betreiber und Nutznießer ein und dieselbe Person sind, ist keine Erlaubnis laut dem Kreditwesengesetz erforderlich. 

In Deutschland gibt es, laut Schätzungen, mehr als 300 solcher Single-FOs. Genaue Zahlen sind nicht verfügbar, da solche Family Offices von Außen nicht erkennbar sind. Sie führen keine besondere Unternehmensbezeichnung oder -Form und erscheinen häufig wie eine reguläre VvGmbH (vermögensverwaltende GmbH). 

Multi-Family

Wenn mehr als eine einfache Vermögensverwaltung gewünscht ist, aber ein SFO zu kostspielig oder schlichtweg nicht nötig ist, kommt ein Multi-Family-Office (MFO) als Zwischenlösung in Betracht. Ein solches Büro betreut mehrere Personen oder Familien. 

Dadurch lassen sich erhebliche Synergieeffekte nutzen, da zum Beispiel eine bessere Auslastung der Angestellten erreicht werden kann. In der Folge sinken die Kosten, sodass ein MFO, je nach gewünschten Leistungen, schon ab 25 bis 50 Millionen Euro Vermögen denkbar ist. 

Natürlich lässt sich ein Interessenskonflikt zwischen den Mandanten nur schwer vermeiden, was die Dienstleister vor erhebliche Herausforderungen stellen kann. Man schätzt die Anzahl dieser MFO auf über 2.000 in Europa, wobei durchschnittlich zehn bis 15 Kunden betreut werden. 

Virtuelle FOs

Mit dem Adjektiv “virtuell” versieht man Familienbüros, die nur eingeschränkte Services liefern. Oft werden dazu Remoteworker und Teilzeitkräfte eingesetzt - dies sagt jedoch nichts über die Qualifikation dieser Personen aus, sondern beschreibt lediglich das Arbeitszeitmodell. Das Einsparungspotenzial ist erheblich und erlaubt den Einsatz schon mit deutlich kleineren Vermögen. 

Ein virtuelles FO betreut in der Regel mehrere Klienten. Oft bestehen diese Dienstleister aus mehreren Stammmitarbeitern, die bei Bedarf um zusätzliche Experten erweitert werden. Es ist jedoch auch möglich, dass nur eine einzelne Person oder Familie von einem solchen virtuellen Büro betreut wird. 

“Unechte FO”

Der Begriff Family Office ist nicht geschützt oder reguliert. Das hohe Prestige, das mit dieser Terminologie einhergeht, machen sich immer häufiger Vermögensverwalter, Banken und Co. zunutze. Es handelt sich jedoch nicht um ein echtes FO, sondern lediglich um eine Finanzportfolioverwaltung oder Anlageberatung, die sich an eine sehr solvente Kundengruppe richtet. 

Deutlichster Unterschied ist wohl die provisionsbasierte Arbeitsweise der unechten FOs, die im scharfen Gegensatz zur Funktion der echten Familienbüros steht. Zudem werden, außer der Anlageberatung, keine Zusatzleistungen angeboten. 

Da es sich bei den unechten FOs um eine Finanzportfolioverwaltung mit einem werbewirksamen Titel handelt, sind auch entsprechende Lizenzen erforderlich - ein weiterer, wichtiger Unterschied zum echten Family Office. 

Diese Aufgaben werden übernommen

Welche Aufgaben ein Büro übernimmt, hängt ganz von den Wünschen und Bedürfnissen der Person oder Familie ab, die es betreibt. Zum “Standard” zählt dabei vor allem die Vermögensvermehrung und der Vermögensschutz. Sekretariatsleistungen und Buchhaltung sind ebenfalls häufiger Bestandteil. 

Generell gibt es aber keine Einschränkungen des Leistungsumfangs: Ein eigenes Sicherheitsteam, Rechtsabteilung, Dolmetscher, Personal Trainer und vieles mehr lässt sich an das Familienbüro angliedern. 

Vermögensvermehrung

In der Regel ist die Hauptaufgabe der Familienbüros das Erzeugen von Rendite, also ein Vermehren des Vermögens. Dies gelingt unter anderem durch einen Mix aus Assets wie Shares, Immobilien, aktivem Trading oder short-term bonds. Sie unterscheiden sich diesbezüglich kaum von den Zielen und Tätigkeiten privater Investoren und Anleger. 

Beliebt sind auch Aktien mit hoher Dividende, da die Unternehmer über genügend Kapital für größere Positionen verfügen. So lässt sich ein ansprechender Cashflow realisieren, der zum Beispiel zur Deckung der Bürokosten beiträgt. 

Eine weitere Spezialität der FOs sind Investments in andere Unternehmen, insbesondere aus dem deutschen Mittelstand oder Start-Ups. 

Der Einstieg ist potenziell lukrativ und in Anbetracht der meist sehr großen Vermögen problemlos möglich. Ähnlich Venture-Capital-Firmen und Private-Equity-Fonds treten FOs dabei als Investoren von Start-ups auf oder erwerben bestehende Unternehmen. Der Kauf einer Aktienmehrheit ist ebenfalls nicht ungewöhnlich. 

Die Büros sind dadurch auch ein wichtiger, positiver Faktor für die Wirtschaft! Ihre Investments sind mehrheitlich langfristiger und nachhaltiger als die anderer Geldgeber. So sind zum Beispiel Private-Equity-Fonds verpflichtet, das Kapital ihrer Geldgeber nach einer festgelegten Zeitspanne zurückzuzahlen. 

Dies führt in der Praxis dazu, dass gekaufte Firmen in kürzester Zeit “weiterentwickelt” und wieder verkauft werden müssen. Die Folge sind oft massenhafte Entlassungen und die Zerstörung spannender Alleinstellungsmerkmale und Unternehmenswerte. Nicht ganz ohne Grund sind diese Fonds als “Heuschrecken” verschrien, wobei vor allem einige schwarze Schafe den Ruf von Private Equity Organisationen ruiniert haben. 

Family Offices sind hingegen durchschnittlich 19 Jahre an anderen Firmen beteiligt, wie ein Report der WHU - Otto Beisheim School of Management zeigt. Auch ein Investment über 30 Jahre und mehr ist keine Seltenheit. Hier ist also kein schneller Weiterverkauf geplant, und die Unternehmen können sich mit dem Kapital der Geldgeber langfristig positiv entwickeln. 

Teilweise kommen sogar noch persönliche und soziale Ziele der Investorenfamilie hinzu: Erhalt von Arbeitsplätzen, Förderung der Region oder schlichtweg die Steigerung des Ansehens der Familie. Diese treten bei rein gewinnorientierten Fonds in der Regel deutlich in den Hintergrund. 

Zudem besteht oft ein attraktives Netzwerk, von dem alle Beteiligten profitieren. Die Verbindung zu anderen Unternehmen und der Wirtschaft kommt den “eingekauften Firmen” in verschiedener Form zugute. Da viele Family Offices mehrere Unternehmen besitzen und verwalten, entstehen starke Synergieeffekte. 

Natürlich sind solche verallgemeinernden Aussagen mit Vorsicht zu genießen: Nicht alle Familienbüros sind herzensgute, am Gemeinwohl interessierte Investoren und nicht alle Private-Equity-Fonds gewinnfokussierte Heuschrecken - der lukrative Weiterverkauf wäre ohne nachhaltiges Wirtschaften ja auch gar nicht möglich. Dennoch lassen sich oft gewisse Tendenzen erkennen.  

Vermögensschutz

Vermögensschutz und -Vermehrung gehen Hand in Hand: Selbst die attraktivste Rendite bringt keinen Vorteil, wenn sich die erwirtschafteten Gewinne bei der nächsten Wirtschaftskrise oder Steuererklärung in Luft auflösen. 

Auch bei den FO steht der Schutz des Kapitals daher an oberster Stelle. Grundlage dafür ist, wie auch bei privaten Anlegern oder professionellen Tradern, die gesunde Diversifikation. Eine Aufteilung des eigenen Portfolios auf verschiedene Assets schützt im Falle von Krisen, Pleiten, Inflation und Co. vor zu großen Schäden. 

Neben Aktien, kurzfristigen Anleihen oder Fonds kommt auch aktives Trading als zusätzliches “Standbein” in Betracht. So wäre zum Beispiel der Foreign exchange trading über ein Forward exchange transaction oder das Trade options möglich. Diese Tätigkeiten bieten sich insbesondere dann an, wenn sich qualifizierte Experten oder erfahrene Trader unter den Mitarbeitern des Office finden. Natürlich können aber auch der/die Besitzer selbst aktiv werden. 

Dank der günstigen Angebote von Online-Brokern wie CapTrader können die Familienbüros so erhebliche Renditen erwirtschaften. Hohe, prozentuale Gebühren pro Trade gehören der Vergangenheit an. Dies trägt dazu bei, ein solches Unternehmen auch bei etwas kleinerem Vermögen bereits zu finanzieren. 

Überdurchschnittlich häufig finden sich auch Real estate in den Portfolios der FOs. Sie bleiben privaten Anlegern aufgrund des hohen Kapitalbedarfs oft verwehrt. Für ein Family Office sind diese Kosten jedoch kein Hindernis und die Kombination aus Rendite und Inflationsschutz der Sachwerte eine willkommene Ergänzung.  

Oft übersehen wird im Kontext des Vermögensschutzes das Thema Steuern. Das Nutzen von Steuererleichterungen und (legalen) Tricks leistet einen wichtigen Beitrag zum Kapitalerhalt. Eine besonders interessante Möglichkeit bietet dabei die VvGmbH (Vermögensverwaltende GmbH), die die Vorteile einer Trading-GmbH nutzt. 

Buchhaltung und Steuerabwicklung gehören daher oft zu den Aktivitäten, die Inhaber in ein Familienbüro auslagern. Durch das Anstellen entsprechender Experten lassen sich Kosten für Steuerberater und andere Dienstleister einsparen. Ob sich dieser Vorgang lohnt oder eine externe Steuerberatung sinnvoller ist, muss von Fall zu Fall ermittelt werden. 

Steuerbüros erheben Gebühren meist anhand des Tradingaufkommens (Fallpauschale) und/oder des Handelsvolumens oder Vermögens. Aktives Trading mit hohen Summen kann daher schnell zu erheblichen Kosten führen, sodass sich die Anstellung eines internen Steuerexperten als Alternative durchaus rechnen kann.

Sekretariat

Typical Sekretariatsleistungen bilden einen wichtigen Bestandteil der meisten FOs. Dazu zählt das Management des Büros selbst, die Übernahme von Post und Schriftverkehr, Telefondienste, Bewirtung von Meetings und mehr. 

Je nach Anzahl der Mitarbeiter und inhaltlichem Schwerpunkt können diese Aufgaben ganz verschieden ausfallen. Auch die Reiseplanung und Abwicklung unterschiedlichster Projekte kann dazuzählen. Die Zusammenarbeit und das Networking zwischen Unternehmen und Partnern ist ein wichtiger Punkt, den viele Family Offices aktiv fördern und der eine entsprechende Organisation benötigt. 

Weitere Leistungen

Generell gibt es keine rechtlichen oder formalen Einschränken bezüglich der Leistungen, die ein Family Office erbringen kann. Das Angebot richtet sich also ganz nach den Bedürfnissen des Betreibers/der Betreiberfamilie. Mögliche weitere Leistungen können zum Beispiel umfassen: 

• Personen- und Objektschutz. Personen, die über ein Vermögen verfügen, dass die Einrichtung eines FOs rechtfertigt, benötigen nicht selten Schutz für ihre Immobilien, Vermögensgegenstände oder die eigene Person. Für diese Aufgaben, inklusive deren Management, stehen externe Dienstleister zur Verfügung. Die Übernahme durch ein Familienbüro kann jedoch zahlreiche Vorteile bringen. 
• Rechtsabteilung/Rechtsberatung. Wer ein größeres Vermögen und mehrere Investments verwaltet, benötigt immer wieder rechtliche Beratung: Verträge sind aufzusetzen, Sachverhalte zu prüfen, Risiken abzuschätzen und Rechtsstreitigkeiten zu führen. Es kann sich daher durchaus lohnen, eigene Rechtsanwälte in einem FO zu beschäftigen. 
• Persönliche Assistenz. Persönliche Assistenten übernehmen ein breites Spektrum von Aufgaben im Alltag des Auftraggebers. Auch hier kann die Anstellung über das Büro Sinn ergeben. 
• Dolmetscher und Übersetzer. Teilen sich die Investitionen und Geschäftstätigkeiten auf unterschiedliche Nationen auf, können professionelle Übersetzer notwendig sein. Sie sorgen nicht nur für klare Verständigung, sondern können auch auf kulturelle Unterschiede hinweisen, die im Geschäftsalltag zu beachten sind.  
• Reinigung, Instandhaltung und Co. Wer die Vorzüge eines großen Vermögens genießt, benötigt meist mehrere Personen, die sich um die Reinigung, Reparaturen, Pflege und ähnliche Arbeiten rund um die eigenen Immobilien und Wertsachen kümmern. Die Anstellung über das Familienbüro erlaubt eine effiziente Organisation. 
• Weitere persönliche Unterstützung. Fitnesstrainer, Köche, Stylisten, Ärzte, Pflegepersonal für Angehörige … es gibt zahlreiche Dienstleistungen, bei denen ein eigener Experte in Festanstellung attraktiv wäre. Ein FO ist die ideale Stelle, um diese Personen anzustellen. Je nach Größe des Personalstabs können zudem eigene Mitarbeiter für Personalangelegenheiten und Organisation erforderlich sein. 

Fazit: Ein Family Office lohnt sich bei sehr großen Vermögen

Hat eine Einzelperson oder Familie ein sehr großes Vermögen angehäuft, kommen Finanzportfolioverwaltungen und Anlageberater schnell an ihre Grenzen. Ein Family Office ist eine mögliche Alternative, bei der ein eigenes Unternehmen gegründet wird, dass die Interessen der vermögenden Person(en) wahrt. 

Vermögensschutz und Vermehrung stehen dabei im Mittelpunkt. Durch die große Kapitalmenge sind Investments wie der Kauf ganzer Unternehmen oder großer Immobilien möglich, die anderen Anlegern verwehrt bleiben. Auch bewährte Assets wie Aktien oder Anleihen fehlen aber selten im Portfolio. 

Zudem kann ein solches FO weitere Dienste übernehmen: Sekretariat, Öffentlichkeitsarbeit, Buchhaltung, Steuerberatung und vieles mehr - je nach den Wünschen und Bedürfnissen der Inhaber. 

Da entsprechende Finanzexperten und andere Mitarbeiter eingestellt werden, ist ein solches Unternehmen mit enormen Kosten verbunden. Üblicherweise empfiehlt sich die Einrichtung daher erst bei einem Kapitalstock von mehr als 250 Millionen Euro. 

Alternativ stehen Multi-FOs zur Verfügung, die mehrere Kunden gleichzeitig betreuen. Der finanzielle Aufwand ist hier deutlich niedriger und ermöglicht den Einstieg mit Beträgen ab 25 Millionen Euro. Durch virtuelle Lösungen lässt sich diese Summe sogar noch weiter reduzieren. 

Aber Achtung! The Begriff “Family Office” ist nicht geschützt und wird zusehends auch von Banken und anderen Dienstleistern verwendet. Sie vermarkten damit ihre reguläre Vermögensverwaltung speziell für sehr vermögende Kunden. Die Leistungen sind jedoch stark eingeschränkt und oft provisionsbasiert, sodass starke Interessenskonflikte entstehen. 

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